Som administratör kan du ändra SIM-kort eller lägga till nya SIM-kort för företagets användare via adminportalen.

För att administrera SIM-kort för dina användare måste du:

1. Gå till Användare

2. Gå till SIM-kort och hårdvara

3. Välj en användare

4. Klicka här för att lägga till ett nytt SIM-kort

5. Klicka här för att lägga till ett nytt twilling-kort för data (detta kräver att användaren har tilläggstjänsten Twilling-kort surf)

När du klickar på en av knapparna för att lägga till ett SIM-kort möts du av en ruta där du enkelt kan ange ett SIM-kortnummer (IMSI eller ICC) och välja ett datum för när du vill att kortet ska aktiveras. TeleProffs One SIM-kort har följande format: 24001743xxxxxxx (15 siffror). Om du bara har det lilla SIM-kortet som sitter direkt i telefonen så är IMSI också tryckt på detta kort men i ett annat format. På det lilla kortet finns det 13 siffror och det har följande format 01743xxxxxxxx. För att ändra detta IMSI till rätt format och längd måste du lägga till 240 i början och ta bort den sista siffran (x), vilket ger 24001743xxxxxxxx (15 siffror).

När ett SIM-kort är aktiverat på en användare kan du se IMSI i menyn till höger och om du håller muspekaren över info-ikonen kan du se mer information om SIM-kortet. Om du trycker på kugghjulsikonen ser du SIM-kortets information och har även möjlighet att göra ändringar.

Om du klickar på kugghjulsikonen visas fönstret nedan, och här kan du antingen välja att byta SIM-kort, ta bort SIM-kortet från användaren (t.ex. för att återanvända det någon annanstans) eller spärra SIM-kortet om telefonen t.ex. har tappats bort eller stulits. Om du har spärrat ett SIM-kort och vill häva spärren måste du kontakta oss så att vi kan ta bort spärren från kontot åt dig. Användare kan också själva aktivera eSIM istället för ett fysiskt SIM-kort, om deras telefon stödjer det.

Du kan även återanvända SIM-kort när en användare slutar. När du har tagit bort användaren är SIM-kortet inte längre knutet till ett abonnemang och du kan överföra det till en ny användare.

Om du behöver beställa fler fysiska SIM-kort är det bara att kontakta vår support‍.

Så här hanterar du Inspelade samtal i Adminportalen

Inspelade samtal är en tilläggstjänst‍ som kan läggas till användare och köer så att deras samtal spelas in. ‍Administratörer och användare kan sedan välja vilka profiler som användaren ska ha samtalsinspelning aktiv på. Gå till artikeln Inspelade samtal för att få en steg-för-steg-guide om hur du aktiverar Inspelade samtal på användarnivå.

Som administratör kan du lyssna på alla användares och köers inspelade samtal direkt i Admin-portalen.

1. Välj först vilka användare eller vilka växeltjänster som du vill ha inspelade samtal på (du kan även välja flera användare och köer i samma sökning).
   
2. Under Motpart kan du skriva det specifika nummer du vill se inspelade samtal på (detta innebär att du kan söka om ett specifikt nummer har ringt till den specifika användaren eller kön).
   
3. Under Tidsperiod har du fem olika valmöjligheter:

– Senaste 24 timmar.

– Senaste 7 dagarna.

– Senaste månaden (en månad bakåt i tiden).

– Anpassat intervall (data om inspelade samtal från och till ett visst datum).

– Obegränsat (alla data från hela tiden).

5. Under Samtalslängd (i sekunder) kan du välja den minsta och största längden på samtalet (om du lämnar fältet tomt får du alla samtalslängder).

Du kan också söka efter ”Inaktiva nummer”, vilket innebär nummer och användare som har tagits bort i din miljö.

6. När du är klar > klicka på Sök.

Filterfält

Datum = datum och tid för samtalet.

Användare = den användare som samtalet är kopplat till.

Från = från den som ringer (användaren kan vara på båda sidor, beroende på om det är ett inkommande eller utgående samtal).

Riktning = om samtalet är ett inkommande eller utgående samtal.

Längd = samtalets längd.

Till = mottagande uppringare (användaren kan vara på båda sidor, beroende på om det är ett inkommande eller utgående samtal).

Hämta och radera inspelningar

• Välj en inspelning i listan.

• Klicka på symbolen ”play” för att lyssna på inspelningen.

• Ladda ner inspelningen.

• Radera inspelningen.

En av de viktigaste funktionerna i One är profiler. Vad används profiler till?

* Visa om du är tillgänglig för samtal eller inte

* Välj vilket nummer som ska visas externt när du ringer

* Välj vad som ska hända om du är upptagen i ett samtal eller inte har svarat på ett samtal under X antal sekunder

* Välj om inkommande samtal ska gå till din mobil, din fasta telefon eller båda

* Om du har tilläggstjänsten inspelade samtal aktiv kan du välja om funktionen ska vara aktiv eller inte per profil

* Om du har tilläggstjänsten CC Pro kan du tillåta medlyssning i profiler och även välja om vissa profiler ska vara paus-profil

* Som administratör kan du ändra profilinställningar för dina kollegor. Du kommer åt profilinställningarna i adminportalen via Användare > Profiler. Där hittar du samma inställningar för profiler som för användarna, men i adminportalen kan du redigera flera profiler samtidigt – eller skapa en ny profil för alla i företaget.

Profiler

När du har valt minst en användare visas en ruta på höger sida där du kan göra alla profiländringar. Nedan kan du läsa om inställningarna mer detaljerat:

Allmänna inställningar

Här ser du profilens namn, dess profilnummer och status. Status avgör om användaren är grön- eller gråmarkerad i t.ex. desktop och mobilappen, vilket indikerar om användaren är tillgänglig för samtal eller inte. Du kan också välja profilens standardlängd och kalenderprioritet.

Nummervisning för utgående samtal

Välj vilket nummer som ska visas när användaren ringer utgående samtal. ”Fast telefon” omfattar samtal från One softphone, webbappen eller fasta telefoner, medan ”Mobil” omfattar samtal från användarens mobila enhet.

Samtal till mobilnummer

Välj om inkommande samtal till användarens mobilnummer ska hanteras på samma sätt som samtal till fasta nummer, eller om de bara ska kopplas direkt till mobiltelefonen.

Samtal till fast telefon

Välj vart ett samtal ska gå om någon ringer användarens fasta nummer. Endast till fasta nummer, endast till mobiltelefoner, både och eller om inkommande samtal helt enkelt ska vidarekopplas någon annanstans när profilen är aktiv.

Hantera när ingen svarar

Alternativet ”Om upptagen” innebär att du har ett annat samtal. Alternativet ”Om inget svar” innebär att du inte har svarat på samtalet inom en viss tid. Alternativet ”Om frånkopplad” innebär att varken ditt fasta eller mobila nummer var nåbart vid tillfället.

Kö-inlogg

Välj vilka köer som användaren ska vara inloggad i när profilen aktiveras. De köer som listas är de köer som användaren är medlem i.

OBS! Glöm inte att spara ändringarna efter att du är klar.

Byta och schemalägga profiler

Om du som administratör vill ändra eller schemalägga profiler för andra användare görs detta via webbappen, softphonen eller mobilappen.

• Gå till fliken Kontakter
• Välj en användare
• Du kan ändra en användares aktuella profil under namnet i kontaktkortet.
• Du kan schemalägga deras profiler genom att klicka på pilen bredvid Schema.
  

Inspelade samtal är en tilläggstjänst‍ som kan läggas till för användare så att deras samtal spelas in. Administratörer och användare kan sedan välja vilka profiler som användaren ska ha samtalsinspelning aktiv på.

Lägga till inspelade samtal på användare

Detta görs i adminportalen under Användare > Tilläggstjänster > Välj sedan en användare och lägg till Inspelade samtal i högermenyn.

Behörigheter

Efter att tilläggstjänsten har lagts till är det vanligt att användaren ges behörighet att lyssna på och komma åt sina egna inspelade samtal. Behörigheter för detta administreras under Användare > Behörigheter. Det finns två olika behörigheter för inspelade samtal (dessa behörigheter är endast synliga när minst 1 användare har tilläggstjänsten Inspelade samtal).

Inspelade samtal = Ger användaren tillgång till fliken Inspelade samtal i adminportalen som kan användas för att komma åt alla inspelade samtal (eller bara för en viss grupp).

Lyssna på egna inspelade samtal = Ger användaren möjlighet att se och lyssna på sina egna inspelade samtal i sin samtalshistorik (softphone/mobilapp).

Profiler

Med hjälp av profiler kan användare och administratörer välja när samtal ska spelas in. En administratör kan administrera detta under Användare > Profiler genom att välja en användare och sedan administrera profilerna för den användaren. På de olika profilerna kan man sedan välja att markera Spela in alla direktsamtal så att de samtal som rings när den profilen är aktiv spelas in. Användaren kan själv ändra detta i appen, vilket beskrivs här.‍

Lagring

De inspelade samtalen lagras av TeleProffs One i 2 år. En användare med behörigheten Inspelade samtal kan även radera inspelade samtal manuellt via fliken Inspelade samtal i adminportalen.

Om du behöver lagra inspelade samtal själv eller under en längre period än 2 år finns det lösningar för att kontinuerligt exportera inspelade samtal till din egen (S)FTP-server.

Lagar och förordningar

Det är ditt ansvar att känna till och agera i enlighet med alla relevanta lagar och förordningar som rör samtalsinspelning, inklusive inhämtande av samtycke och datalagring. TeleProffs One tar inget ansvar för felaktig användning av våra verktyg och tjänster.

Inspelade samtal utomlands

Samtal direkt till och från mobil (One) när du befinner dig utomlands spelas inte in. Samtal direkt till användarens fasta nummer kan alltså spelas in även om du befinner dig utomlands och svarar i din mobiltelefon. Du kan även ringa utgående samtal via mobilappen med samtalsmetoden VoIP för att få samtalet inspelat även när du befinner dig utomlands (förutsatt att användaren har tillägget Inspelade samtal och att den aktiva profilen är inställd på att spela in samtal).

Hur lägger jag till en ny användare i TeleProffs One?

Administratörer kan göra detta via adminportalen.

Följ dessa steg för att lägga till en ny användare:

1. Gå till fliken Användare.

2. Tryck på Ny användare och sedan på Skapa en användare.

3. Fyll i namn och e-postadress.

E-postadressen är valfri och kan läggas till senare vid behov via Konto och inloggning.

Med onboarding-mail kan användaren välja sitt eget lösenord.

4. Välj Användarlicens.

• Free = Användare som kan ta emot samtal från växeln på sitt privata mobilnummer. (behöver verifiera sitt mobilnummer via SMS).

• TeleProffs One Fast = Användare som har ett eget fastnummer och kan ringa utgående samtal (via softphone/mobilapp) och välja vilket nummer som ska visas vid utgående samtal (privat mobilnummer kan också kopplas till användaren).

• TeleProffs One xx GB = Användare som har ett fast nummer och ett mobilt nummer med SIM-kort från TeleProffs. Mobilanvändare kan använda mobilsurf och tvillingkort som tilläggstjänst.
  

5. Välj Telefonnummer.

Köp ett nummer = Välj ett nytt nummer från vår nummerpool.

Använd ett befintligt nummer = Välj ett nummer som du redan har reserverat hos företaget eller använt tidigare.

6. Välj Tilläggstjänst.

7. Sedan är det bara att granska och bekräfta beställningen!

När en mobil användare skapas görs automatiskt en beställning av ett SIM-kort till din adress.

Har du redan ett SIM-kort som inte används?

Då kan du aktivera SIM-kortet genom att gå till SIM-kort och hårdvara. När du manuellt aktiverar ett SIM-kort för en ny användare stoppas det automatiska utskicket.

Tänk på att användaren istället kan aktivera eSIM om mobiltelefonen stödjer det! Detta gör användaren själv via sin egen inloggning i TeleProffs One-appen.

Min översikt är en dashboard under fliken PBX i vår softphone som ger dig en översikt över dina köer och agenter.

Här har du en översikt över samtal i kö, tillgängliga medlemmar, medlemmar som är upptagna i samtal och medlemmar som snart är tillbaka.

I översikten kan du se mätvärden som t.ex:

1. Hur många samtal som står i kö
2. Hur många användare som är inloggade och tillgängliga
3. Blalabla
4. Blablabla
5. Blablabla
6. Blablabla

Alla användare med CC Pro‍ och statistikbehörighet kommer att kunna komma åt Min översikt. Tilläggstjänster kan administreras‍ i adminportalen under Användare > Tilläggstjänster. Behörigheter kan administreras under Användare > Behörigheter.

OBS! Statistikbehörigheten måste vara inställd på gruppen Alla för att Min översikt ska vara synlig.

---

Filtret längst upp till höger i Min översikt visar en lista med grupper. En administratör kan administrera grupper via Admin-portalen under Användare > Grupper. Filtret längre ner i översikten är ett filter för kösystem så att användare för en specifik kö kan visas i användarlistan.

Administratörer kan logga in och ut användare från köer, ändra PBX-läge och ändra användarprofiler med hjälp av trepunktsmenyn bredvid en kö eller användare.

Alla användare kan också använda den här menyn för att ringa kollegor eller skicka en chatt!

Fältet Strax tillbaka i översikten visar vilka användare som befinner sig inom 10 minuter från att vara tillgängliga och inloggade i en kö igen. Den grå rutan illustrerar också denna tid visuellt som en förloppsindikator.

Så här hanterar du samtalsstyrning

Du kan skapa samtalsstyrning för både inkommande och utgående samtal på användarnivå både i Admin-portalen som administratör och i desktop-appen på användarnivå.

Följ stegen nedan för att skapa och göra ändringar i Samtalsstyrning i Adminportalen:

Gå till Användare.

Välj den användare som du vill göra ändringar på.

Klicka på Samtalsstyrning.

Välj om du vill lägga till en routning för inkommande eller utgående samtal.

Under Samtalsstyrning för inkommande samtal kan du t.ex. välja mellan att blockera ett visst nummer eller alla nummer för inkommande samtal på en viss profil.

Under Samtalsstyrning för utgående samtal kan du t.ex. välja att lägga till en spärr för Grålistade destinationer eller Alla internationella samtal.

Om du vill göra ett undantag för en befintlig anropsstyrning klickar du på pennan > Undantag.

Om du vill ta bort en samtalsstyrning klickar du på papperskorgsikonen.

Samtalswidgets används för att visa ytterligare information under ett samtal. Du kan också använda dem för att öppna dynamiska URL:er som är anpassade till information som är relaterad till samtalet, t.ex. uppringarens nummer eller vilken kö samtalet kommer från.

De kan också användas för att visa information som hämtas från den som ringer eller ett tredjepartssystem genom att använda Advanced Nodes‍ i din PBX tillsammans med samtalswidgets.

Samtalswidgets kan hanteras direkt i adminportalen under Användare > Samtalswidgetar > Hantera samtalswidgets

De gråmarkerade samtalswidgets som visas här kan inte ändras. De läggs vanligtvis till automatiskt av integrationer som är installerade i App Directory. Till exempel BankID Integration‍ eller en Contact Lookup integration‍.

Skapa en samtalswidget

För att skapa en samtalswidget trycker du på Hantera samtalswidgets högst upp på sidan och sedan på Skapa ny samtalswidget (visas i bilden ovan).

När du skapar en samtalswidget kommer du att presenteras för något vi kallar Widget Builder, där du kan skapa en anpassad samtalswidget som passar dina behov. Det första du kommer att få ange är ett namn för din samtalswidget, detta används endast för att hålla ordning på samtalswidgets och namnet visas inte på själva samtalswidgeten.

Nästa flik är Avancerade inställningar, där det finns en inställning som heter ”Variabel att kontrollera” som används om du vill att samtalswidgeten automatiskt ska döljas om en viss variabel inte har något värde. Om du t.ex. kräver att dina kunder anger ett kund-ID eller en PIN-kod när de ringer dig (genom att använda Advanced Nodes) kan du se till att den handläggare som svarar inte behöver se samtalswidgeten om kunden inte har angett sitt kund-ID eller sin PIN-kod.

Därefter har du Rubrikinställningar som är widgetens bas. Här kan du lägga till en titel och en åtgärdsetikett, som båda visas i widgeten. Du har också möjlighet att lägga till en URL för åtgärder som antingen kan vara en statisk eller en dynamisk URL. I rullgardinsmenyn för Autorun URL kan du välja om du vill att URL:en ska öppnas automatiskt när ett samtal besvaras eller om du inte besvarar det. Om du inte gör det kan du alltid trycka på rubriken i samtalswidgeten för att öppna URL:en.

Som du kan se på bilden ovan kommer du också att få en förhandsgranskning av hur samtalswidgeten ser ut för närvarande. Det gör det tydligt vad du ändrar och hur det påverkar den widget som kommer att användas när den läggs till hos användarna.

Om du vill ha en dynamisk URL kan du använda variabler i URL:en. Du kan till exempel lägga till variabeln {NUMBER} i webbadressen som automatiskt fylls i med den uppringande personens telefonnummer. Men du kan också använda variabler som du själv har skapat i din PBX med Advanced Nodes‍, som tidigare nämnts till exempel en PIN-kod eller ett kund-ID som kunden har angett i PBX (med hjälp av Save Keypad Input) eller information som hämtas från ett tredjepartssystem (med hjälp av HTTP Request). Dessa variabler ska läggas till i länken med hakparenteser {variabel} eller procenttecken %variabel%.

Här är några variabler som kan användas som standard i anropswidgets:

Blandat format:

{NUMBER} ersätts av den uppringandes telefonnummer.

{B-NUMBER} ersätts av telefonnumret som ringdes.

{C-NUMBER} ersätts av könumret eller telefonnumret som samtalet omdirigerades från.

Variablerna ovan är telefonnummer, där formatet på numret beror på vilken användare som använder dem. Så om jag är en svensk användare och får ett samtal från ett svenskt nummer kommer numret att formateras i det lokala formatet (utan +46) och om jag får ett samtal från ett norskt nummer kommer det att formateras i E.164-format (t.ex. +47xx).

Sedan har vi variablerna nedan, som alltid kommer att formateras med E.164-format.

Alltid E.164-format (+46xx):

{caller} ersätts av den uppringandes telefonnummer.

{callee} ersätts av telefonnumret som blev uppringt.

{from} ersätts av könumret eller telefonnumret som samtalet omdirigerades från.

Du kan också lägga till knappar i din widget, detta görs i Action footer settings. Du kan lägga till upp till 3 knappar. Du får välja en knappetikett och en URL för varje knapp. När du trycker på knappen öppnas webbadressen, och du kan även använda variabler i dessa webbadresser.

I bilden ovan kan du se att vi har skapat två knappar, en märkt Skapa ärende och en märkt Öppna kontakt. De visas också direkt i förhandsgranskningen när du redigerar!

Slutligen har du innehållsrader, som du kan lägga till om du trycker på ”+ Lägg till innehållsrad”. Du kan lägga till upp till 5 innehållsrader. Dessa används för att visa dynamisk information som hämtas från variabler som är relaterade till samtalet. Men det är också möjligt att använda dem för statisk information om det behövs. Du kan lägga till en Label till innehållsraden som gör det tydligt vad raden visar, du kan också lägga till en Action URL så att raden blir klickbar som en knapp och URL:en öppnas.

Som du kan se i bilden ovan har två innehållsrader skapats, en som visar numret på den som ringer med hjälp av variabeln {NUMBER}. Och en rad visar den uppringande personens kund-ID med hjälp av variabeln {customerid}. Eftersom {customerid} inte är en standardvariabel måste den fyllas i/skapas med hjälp av Advanced Nodes för att faktiskt ha ett värde att visa.

Du kan ta bort en användare via vår adminportal. Du kan då navigera till Användare > Konto och logga in‍. Därefter väljer du den användare som du vill ta bort och väljer Ta bort till höger på sidan.

Systemet kommer nu att be dig att bekräfta ditt val. Om licensen har en bindningstid kommer den att reserveras för användning vid ett senare tillfälle. Detsamma gäller för de nummer som var aktiva för användaren – de kommer att finnas kvar till ditt förfogande när du lägger till en ny användare‍ i framtiden.

Om användaren har en obunden licens kommer sidan att fråga dig om du vill ta bort licensen också, detta händer också om det finns en obunden licens på en annan användare. Om du bestämmer dig för att ta bort den obundna licensen (som finns på en annan användare) kommer systemet automatiskt att byta licenser mellan de två användarna så att en obunden licens tas bort. Den bundna licensen är nu kopplad till den användare som inte togs bort och som tidigare hade en obunden licens. Detta är möjligt eftersom licenser inte är kopplade till specifika användare eller nummer, de är flexibla!

Som administratör kan du styra vidarekoppling av samtal för fasta nummer efter att användaren har tagits bort. I Admin-portalen går du till Telefonnummer > Aktuella nummer > Välj nummer > Konfigurera vidarekoppling > Lägg till det nummer som du vill vidarekoppla samtal till.

Observera att du endast kan vidarekoppla fasta nummer. Om du behöver vidarekoppla samtal från ett mobilnummer måste numret tillhöra en användare.

Du kan bara vidarekoppla fasta nummer.

Om du vill vidarekoppla samtal från ett mobilnummer måste du skapa en användare för det och lägga till en direkt vidarekoppling till det via Admin-portalen, i Profiler > Välj användare > Ring till mobilnummer: Behandla som ett samtal till en fast telefon > Samtal till fast nummer: samtalshantering > koppla till kontakt/nummer > spara.

Du kan schemalägga dina arbetstider i din Google- eller Microsoft-kalender, men om du inte har en sådan eller inte vill använda den kan du schemalägga dina arbetstider i TeleProffs One-programmet under Inställningar > Arbetstider.

Listvy

Här kan du ställa in din arbetstid och profilerna Tillgänglig och Gått för dagen som ska aktiveras dag för dag från måndag till fredag, separat för varje dag.

Du kan lägga till andra händelser från Inställningar > Arbetstid > Andra händelser och välja hur de ska aktiveras.

Grafisk vy

Det här är en kalenderöversikt för schemahändelserna. Du kan också lägga till fler händelser och redigera dem genom att klicka på en specifik händelse eller ett ledigt utrymme i kalendern. Du kan också dra och släppa profiler till kalendern under den.

Genom att klicka på Ta bort tar du bort alla händelser i kalendern.

Genom att klicka på den andra ikonen från vänster i det övre vänstra hörnet kan du komma till TeleProffs One-chatten.

Det finns några olika sätt du kan chatta på i TeleProffs One:

1. Med en eller flera kollegor

Om du vill chatta med en kollega kan du göra det genom att klicka på kollegans namn och den lilla pratbubbleikonen Skicka meddelande.

2. Genom att skapa ett offentligt chattrum

Publika chattrum är t.ex. specifika ämnesrelaterade chattrum som är tillgängliga för alla i din One-miljö. Chattrum är bra för att dela med sig av information som är viktig för dina kollegor. På så sätt blir det enklare att dela information med rätt personer.

Du som användare kan välja vilka chattrum du vill vara en del av.

Så här skapar du ett publikt chattrum:

I chattvyn väljer du extramenyn genom att klicka på ikonen med de tre små prickarna. Välj sedan Gå med i publikt rum och klicka på Skapa nytt publikt rum. Genom att namnge chatten är du igång! Lägg också gärna till en bild och en beskrivning.

Du kan skapa ett inlägg i ditt offentliga chattrum genom att klicka på ikonen Skapa inlägg till vänster om textrutan – alla andra chattrumsmedlemmar kan se, kommentera eller gilla inlägget.

Om du vill skicka en bilaga klickar du bara på ikonen Lägg till fil bredvid ikonen Skapa inlägg. Alla meddelanden och bilagor som skickas i chatten är skyddade och endast synliga för chattmedlemmarna.

Profilens namn

Profilens namn visas för dina kollegor när den är aktiv, vilket innebär att dina kollegor vet när du t.ex. sitter i möte, har semester eller är sjuk.

Status

Om profilens status är inställd på Tillgänglig kan dina kollegor se din samtalsstatus när profilen är aktiv.

Grönt = Ledig, inte i ett samtal

Gult = Ringning av inkommande/utgående samtal

Rött = Upptagen i ett samtal

Vitt = Samtalsstatus inte synlig

Om profilens status har ställts in på Ej tillgänglig kan dina kollegor inte se din samtalsstatus när den här profilen är aktiv.

Den här inställningen påverkar inte dina inkommande eller utgående samtal – den avgör bara hur din samtalsstatus visas för dina kollegor.

Statusmeddelande

Ett statusmeddelande kan användas för att lägga till extra information i en profil. Profilen Möte kan t.ex. ha ett extra meddelande med texten Chatta med mig om det är viktigt.

Om du lägger till ett statusmeddelande direkt i dina profilinställningar innebär det att samma statusmeddelande alltid kommer att visas när den här profilen aktiveras. Om du vill lägga till ett statusmeddelande endast för en viss tid kan du göra det genom att gå till avsnittet Profilens snabbändring och sedan skriva en text direkt i fältet där för att lägga till det på den profil du har aktiv just nu. Om du ändrar din profil kommer denna status att återställas.

Notiser

Välj vilka typer av meddelanden du får när du har olika profiler aktiva, du kan även ändra dessa inställningar per plattform.

Uppringnings-ID

Välj vilket nummer som ska visas som nummerpresentatör när profilen är aktiv. Du kanske t.ex. vill visa ditt fasta nummer som nummerpresentatör när du är Tillgänglig och ditt mobilnummer när du har gått för dagen.

Inkommande samtal

Ställ in hur inkommande samtal ska hanteras när en profil är aktiv. Standardprofiler som du har när du börjar använda TeleProffs One är redan inställda på olika sätt. Om någon ringer dig när du har profilen Möte aktiverad hör den som ringer att du är i ett möte, samt sluttiden för profilen (valfritt). Du kan alltid ändra dessa inställningar så att t.ex. samtal till dig går igenom även när du sitter i möte, eller kanske så att det bara är din mobiltelefon som ringer men inte din TeleProffs One softphone.

Standardlängd

Med den här inställningen kan du välja att ha en standardlängd för din profil så att du kan aktivera profilen utan att behöva ställa in sluttiden för den varje gång separat. Du kan fortfarande aktivera profilen med en annan längd än standardlängden, vilket görs genom att klicka på klockikonen bredvid en profil och sedan välja ett datum och en tid för när profilen ska avslutas, istället för att bara aktivera profilen med dess standardlängd.

I avsnittet Inkommande samtal bestämmer du hur samtal till ditt fasta eller mobila nummer ska fungera. Om någon ringer dig på ditt fasta nummer kan du till exempel låta både din mobil och din fasta telefon ringa.

Inkommande samtal baserat på profil

Du kan ha olika inställningar för olika profiler så att t.ex. din mobiltelefon ringer för både ditt fasta nummer och ditt mobilnummer i din Lunch-profil.

I TeleProffs One-appen kan du integrera din Google- eller Microsoft-kalender. Det innebär att du kan synkronisera din kalender och dina kontakter från ditt konto med TeleProffs One.

Du börjar skapa integrationen genom att gå till Inställningar > Anslutna tjänster och sedan klicka på antingen Google eller Microsoft, beroende på vilket konto du vill ansluta till TeleProffs One.

När du har valt ett av alternativen visas ett popup-fönster där du uppmanas att gå vidare med integrationen – här måste du logga in med ditt Google- eller Microsoft-konto. När du har loggat in kommer sidan att informera dig om att inloggningen har lyckats och be dig att återvända till appen. Då kan du välja vad du vill synkronisera med TeleProffs One: dina kontakter och din kalender eller varför inte båda!

Integration av kalendern

När du har valt att din kalender ska synkroniseras med TeleProffs One har du möjlighet att aktivera möten automatiskt när du har en kalenderhändelse med mer än en person. Då kommer din profil automatiskt att ställas in på Möte.

Om du vill att specifika profiler ska aktiveras under vissa kalenderhändelser måste du göra följande:

1. Gå till profilnumret för den profil som du vill aktivera i Inställningar > Profiler > Visa profilnummer

2. Välj det nummer som visas före den profil som du vill använda.

3. Gå till den händelse i din Google- eller Microsoft-kalender som du vill använda profilen för.

4. Skriv status:[profilnummer] i anteckningarna för kalenderhändelsen, t.ex. status:1 för lunchprofilen eller status:2 för mötesprofilen.

5. Spara och du är redo att köra!

Observera att du kan skriva statustexten före eller efter anteckningarna i kalenderbeskrivningen, så länge som statustexten har en rad tom före och efter.

Arbetstimmar

Om du aktiverar synkroniseringen av arbetstider från ditt Microsoft-konto kommer profilen Lämnat för dagen att aktiveras automatiskt utanför din arbetstid.

OBS: För att synkroniseringen av arbetstiderna ska bli korrekt krävs det att vardagar (mån-fre) är schemalagda med samma start- och sluttider.

Kontakter

Om du väljer att synkronisera dina kontakter från ditt Google- eller Microsoft-konto kommer de att visas i din kontaktlista under Externa kontakter.

Om du klickar på ikonen Kontakter i menyraden kan du visa alla dina kontakter och dina kollegor tillsammans med deras aktuella profil och tillgänglighet. Från motsvarande flik kan du enkelt ringa ett direkt utgående samtal genom att klicka på den lilla telefonikonen bredvid deras namn. Genom att välja deras namn kan du se deras kort med mer information. Dina kollegor som befinner sig i samma TeleProffs One-miljö som du, läggs som standard till som dina kontakter.

Observera att du också kan markera specifika kontakter som dina favoriter, vilket innebär att de alltid kommer att visas högst upp i din lista. Detta gör du genom att klicka på dem, följt av den lilla stjärnikonen bredvid texten Favorit.

Externa kontakter

Du kan också lägga till externa kontakter i listan, vilket innebär att du kan lägga till någon utanför din TeleProffs One-miljö i din lista – till exempel ditt företags partner eller leverantör. Detta gör du genom att klicka på ikonen med tre prickar och sedan välja Skapa ny kontakt. I nästa vy anger du bara ett namn på personen och andra uppgifter som t.ex. ett telefonnummer. Efter att ha klickat på Spara läggs de till i listan.

Under fliken Inställningar i skrivbordsappen hittar du fliken Allmänt.

Här har vi samlat några viktiga inställningar som du bör komma ihåg:

Ta emot inkommande samtal

Den här inställningen avgör om du kan ta emot samtal till din desktop-app – så den ska alltid vara aktiverad om du vill svara på samtal med din desktop-app.

Samtalsmetod

Inställningen för samtalsmetod avgör hur du vill ta emot samtal till din skrivbordsapp. De tillgängliga alternativen är:

• Fråga alltid: Innebär att programmet frågar varje gång hur du vill ringa ett samtal
• Ring direkt (med VoIP): Ring ett utgående samtal direkt från själva telefonen med hjälp av SIM-kortet i telefonen. För en fast användare innebär detta att samtalet kommer att ringas från ditt privata nummer och SIM-kort
• Samtal med mobil: Om du har en TeleProffs One-licens eller en mobil anknytning i bruk kan du med den här inställningen starta samtalet från skrivbordsappen, men det faktiska samtalet sker via din mobiltelefon
• Ringa med en annan IP-telefon: Du kan ringa via en extern enhet, t.ex. en terminal, med den här inställningen

Ringsignal och volym

Här kan du välja en ringsignal för alla dina samtal från vår standardljudbank, samt välja volym för ringsignalen. Du kan också välja en extra utgång för din ringsignal under inställningen Extra ringsignalutgång.

Enhet för ljud

Här kan du ställa in ljudingång och utgång till exempel om du använder ett headset med skrivbordsappen. Här måste du sedan välja ditt headset till båda ingångsinställningarna och även justera ljudvolymen. Bra att komma ihåg är att du alltid kan göra ett testsamtal i det här avsnittet för att se till att dina ljudinställningar är i ordning!

Avancerad telefoni

Här kan du skapa samtalsrutiner för dina inkommande och utgående samtal.

Hantera videomöten som telefonsamtal

Du kan välja att hantera alla videomöten som du blir inbjuden till via skrivbordsappen som vanliga telefonsamtal.

Här har du möjlighet att välja hur och var du vill få dina notiser. Ska notifieringar finnas i mobilappen eller på din dator och webbapp?

Notifieringar baserade på profil

Du kan också ställa in ditt konto så att du inte accepterar notifieringar när vissa profiler är aktiverade. Du kan till exempel välja att få aviseringar när du är Tillgänglig, men inte när du har Gått för dagen eller Lunch-profiler aktiverade.

Med hjälp av TeleProffs One’s desktop-app eller webbapp har du möjlighet att vidarekoppla samtal, antingen när du är i ett pågående samtal eller så kan du ställa in automatisk vidarekoppling av inkommande samtal för specifika profiler och situationer.

Vidarekoppla pågående samtal

När du är i ett pågående samtal i antingen TeleProffs One softphone, webbapp eller mobilapp kan du vidarekoppla samtalet på två olika sätt.

A. Klicka på telefonikonen bredvid dina kollegors namn

B. Klicka på vidarekopplingsknappen i samtalsmodulen

När du klickar här får du möjlighet att antingen göra en direkt vidarekoppling eller en aviserad vidarekoppling. Kom ihåg att även hålla ett öga på kollegans status innan du gör vidarekopplingen, är den t.ex. röd är kollegan redan i ett pågående samtal.

En direkt vidarekoppling innebär att du kopplar samtalet direkt till din kollega. När du gör det har du ingen möjlighet att ta tillbaka samtalet om det inte kommer något svar.

Om du använder dig av vidarekoppling kommer samtalet att parkeras för den andra parten och du kommer att ringa upp din kollega. Om du inte får svar från din kollega eller om denne inte har tid för tillfället kan du alltid ta tillbaka samtalet genom att trycka på Avbryt och ta tillbaka samtalet, annars är det bara för dig att klicka på Fullständig vidarekoppling.

Skulle du behöva vidarekoppla samtalet till ett externt nummer fungerar det på samma sätt, den enda skillnaden är att du då skriver in det externa numret i sökfältet, varpå du kommer att kunna klicka på den gröna knappen Ring/vidarekoppla som dyker upp. Även här får du välja om du vill göra en notifiering eller en direktöverföring.

Automatisk vidarekoppling av inkommande samtal (för vissa profiler)

Om du vill ställa in att inkommande samtal ska vidarekopplas automatiskt i specifika situationer/profiler kan du göra det via dina profilinställningar.

1. Börja med att antingen skapa en helt ny profil eller hitta en befintlig profil där du vill ställa in vidarekoppling. Du hittar dina profilinställningar genom att gå till Inställningar (kugghjulet) > Profiler
2. Välj en profil i listan eller skapa en ny och klicka sedan på Inkommande samtal
3. Under Samtal till fasta nummer och Samtal till mobilnummer kan du ställa in vad som ska hända när du får ett inkommande samtal till respektive nummer. Välj det alternativ som är relevant för dig
4. Klicka sedan på Efter hänvisning
5. Här väljer du sedan Vidarekoppla till nummer och anger numret nedan

Om du vill ställa in vidarekoppling specifikt för när du är upptagen i telefon eller inte kan svara på samtal vid en viss tid, följ guiden ovan till steg 2 och i denna meny kommer du att kunna ställa in dessa under när upptagen, när ej besvarad och vid ingen anslutning. Specifikt för inget svar kan du också ställa in efter hur många sekunder du vill att överföringen ska göras.

Glöm inte att du antingen måste aktivera den profil du ställde in ovan manuellt eller schemalägga den för att dessa inställningar ska träda i kraft.

Vidarekoppla reserverat nummer

Om du har reserverade fastnätsnummer på din kundsida (nummer som inte är kopplade till ett aktivt abonnemang för tillfället utan är vilande) har du även möjlighet att vidarekoppla dessa.

För att göra detta behöver du vara administratör och logga in på adminportalen.

När du har loggat in går du till Telefonnummer > Befintliga nummer och letar sedan upp det reserverade numret i listan. Det går också bra att söka efter nummer i sökfältet högst upp. När du har markerat numret klickar du på Konfigurera vidarekoppling och får då möjlighet att ange det nummer som du vill att alla inkommande samtal ska vidarekopplas till.

Observera att det inte går att vidarekoppla reserverade mobilnummer då du behöver ha en aktiv mobiltjänst med ett aktivt SIM-kort för att vidarekopplingen ska fungera.

Det är här du visar och ändrar profiler och hur de är inställda. Du kan se vilka profiler du har samt skapa, byta namn på eller ta bort profiler från ditt konto. För varje profil kan du ändra inställningar, t.ex. vilket meddelande som ska spelas upp eller hur inkommande och utgående samtal ska hanteras. När du väljer Profiler öppnas listan över dina standardprofiler.

Det finns 10 standardprofiler som du har när du börjar använda TeleProffs One:

• Tillgänglig
• Lunch
• Möte
• Ledig för dagen
• Semester
• Sjukfrånvaro
• Utanför kontoret
• Affärsresa
• Hemma med sjukt barn
• Utbildning

Dessa är inställda på ett annat sätt i början, men du kan ändra dessa inställningar och skapa nya profiler som passar dina och ditt företags behov.

Obs: Alla standardprofiler har ett nummer som tilldelats dem. Klicka på länken Visa profilnummer längst ned i listan Profiler för att visa dem. Du behöver profilnumret om du t.ex. vill skapa möten i din kalender och automatiskt välja en viss profil när mötet startar.

Ändra inställningar för dina profiler eller skapa nya:

1. Välj Inställningar i menyraden
2. Klicka på ikonen Profiler för att visa listan över aktiva profiler
3. Om du vill ändra en befintlig profil klickar du på en befintlig profil eller om du vill skapa en ny profil klickar du på Skapa ny profil
   
   

Om du vill ta bort en profil:

1. Välj Inställningar i menyraden
2. Klicka på ikonen Profiler i den vänstra panelen
3. Klicka på en befintlig profil
4. Tryck på knappen Ta bort

När du använder vår softphone via TeleProffs Desktop och hittar ett telefonnummer på en webbplats eller i ditt CRM-system kan du enkelt klicka på numret för att starta telefonsamtalet. Du som ringer mycket från datorn kan nu få en mer effektiv och flexibel arbetsdag.

Obs: Numret som du vill ringa måste anges i formatet CallTo eller Tel URL.

MacOS: Detta fungerar automatiskt på en Mac.

Windows 10 eller 11: Följ stegen nedan för att aktivera CallTo i Windows:

1. Gå till Windows > Inställningar
2. Välj Appar
3. Välj Standardappar > ”Standardappar efter protokoll” (Windows 10) / ”Välj standard efter länktyp” (Windows 11)
4. Bläddra ner till TEL (eller CALL TO) > Välj en standard
5. I Välj en app väljer du TeleProffs One

Instruktioner med bilder (Windows 10):

1. Windows > Inställningar

2. Appar

3. Standardappar > Välj standardappar efter protokoll

4. Bläddra ned till TEL (och/eller) CALLTO > Välj standard

5. Välj TeleProffs One

Du kan också använda funktionen för att klicka för att ringa från ett Excel-ark . Det enda du behöver göra är att ställa in TeleProffs One som standardprogram för samtal och skapa följande formel i din Excel-fil med det nummer du vill ringa:

=HYPERLINK(CONCATENATE(”tel:”,[infoga cell-ID här]))

T.ex.: =HYPERLINK(CONCATENATE(”tel:”,A3))

Skicka SMS via Desktop-appen

Via desktop-appen kan du skicka SMS om du har en Fixed- eller Mobile-licens. Fasta och mobila licenser har 3 000 externa samtalsminuter att använda och varje SMS är detsamma som en samtalsminut.

För att skicka ett SMS via appen, navigera till Meddelanden > Ange numret i sökfältet (utan mellanslag eller bindestreck) och välj sedan SMS längre ner under Starta en ny chatt.

Själva meddelandet som ska skickas skrivs in som ett vanligt chattmeddelande i appen. Det finns inget alternativ för att skicka MMS eller ta emot SMS/MMS.

Bra att veta – om din kontakt på mottagarsidan i din desktop-app har ett mobilnummer hittar du en Skicka SMS-knapp bakom en liten pilikon (se bilden ovan).

Genom att klicka på den kan du skicka ett SMS till kontakten. Observera att du inte kan skicka SMS från mobilappen.

Visning av SMS-nummer

För att justera vilken text/vilka nummer som ska visas för dessa utgående SMS, justeras detta i skrivbordsappen under Inställningar (växel) > Nummerpresentation > SMS.

Standardinställningen är NoReply. Om du vill få någon specifik text där, till exempel ditt företagsnamn, kan detta lösas genom att kontakta oss‍. Tänk på att texten måste vara under 11 tecken och att de tillåtna tecknen endast är az, AZ och 0-9.

E-post till SMS

Användare som kan skicka SMS via desktop-appen kan också använda e-post till SMS. För att detta ska fungera måste e-postmeddelandet skickas från den e-postadress som är kopplad till användaren. SMS som skickas kommer då att vara från den användaren. Dessa SMS följer därmed samma inställning för nummervisning och debitering som SMS via desktop-appen.

För att skicka ett SMS via e-post ska e-postmeddelandet skickas till [NUMBER]@sms.teleproffsone.se

Till exempel: 070123456@sms.teleproffsone.se

Du skriver sedan själva meddelandet i ämnesraden på mailet.

Med nummerpresentation kan du välja vilket nummer du vill visa för andra när du ringer dem. Det kan vara ditt fasta nummer eller ditt mobilnummer. Dessutom kan du ställa in att nummerpresentationen ska vara olika för olika profiler. Du kan t.ex. visa ditt mobilnummer när du har gått hem för dagen eller är på semester.

Standardinställningen för profilen Tillgänglig är att visa ditt fasta nummer för både din fasta telefon och din mobiltelefon. För profilerna Gått hem för dagen, Sjukfrånvaro och Semester är standardinställningen att visa ditt mobilnummer.

Så här ändrar du ditt nummer för nummerpresentation per profil

1. Gå till Inställningar > Nummerpresentation
2. Slå på knappen Redigera per profil längst ner på sidan.
3. Klicka på Fast telefoni, Mobil eller SMS.
4. Välj en nummerpresentatör från listan.
5. Välj det nummer som ska visas för den profilen. Det är det nummer som visas när du ringer från din mobil eller fasta telefon, eller när du skickar ett SMS. Detta förklaras i följande exempel:
   • Klicka på Fast telefon.
   • Klicka på profilen Semester.
   • Ändra valet från Fasta numret till Mobilnumret.
   • Upprepa detta för alla andra profiler som du vill uppdatera.